La forma en que se redacta un e-mail afecta la imagen de la empresa

El e-mail es una de las formas más rápidas para ganar o perder clientes por su capacidad para hacer llegar información al instante a muchísimas personas. Después de enviar un e-mail usted ya no controla el efecto que causa el mensaje.

Supongamos que alguno de sus empleados no está hoy de muy buen humor. Supongamos también que una persona - cliente o no - envía un e-mail para hacer alguna pregunta trivial y la respuesta que recibe está escrita en tono entre confianzudo y cortante.

¿Usted cree que quien reciba esa respuesta va a quedar con ánimo de hacer algún tipo de transacción con esa empresa?

En la Internet la palabra viaja a toda velocidad. Se necesitan sólo tres minutos para enviar un e-mail a 50 o 100 personas. Por lo tanto, su empresa podría perder 100 clientes actuales o potenciales con el tono equivocado que eligió para responder esa persona de su plantel.

Lo que voy a contar ahora me pasó a mí. Un día envié lo que me pareció era una mensaje útil sobre un virus en Internet. Una persona se fastidió bastante porque sabía que algunos de esos mensajes no son otra cosa que puras mentiras. El mensaje que me llegó por respuesta - era evidente - me enviaba rayos y centellas.

¿Qué hice? Me disculpé. Visité el sitio para ver qué tipo de negocio era el de la empresa donde trabajaba esa persona y supe que si alguien llegaba a pedirme información sobre los productos que vendían, mi respuesta más probable iba a ser: No compres en "esa empresa".

Luego de enviar mis disculpas, recibí al día siguiente una respuesta diciendo que lamentaban lo que habían dicho. Problema resuelto. Ahora no tengo ningún problema en recomendar esa empresa a mis amigos.

En algunas ocasiones una respuesta ríspida recibe también una contestación ríspida. Pero ésos son los casos afortunados. Porque también hay mucha gente vengativa que van a responder a un mensaje entrando a todo el sitio para demostrar su indignación. Yo no puedo ni intentaré entrar ilegalmente al sitio de otra persona o empresa, pero hay gente con la habilidad suficiente para hacerlo; y lo hacen.

Pero por ser incapaz de mostrar el importante lenguaje del cuerpo, o el tono de la voz, el e-mail no es un método de comunicación tan rico como una conversación telefónica o una frente a frente. Puede ser difícil para su corresponsal transmitirle si dice algo en serio o en broma, si siente fastidio o entusiasmo, felicidad o pesadumbre.

El sarcasmo tiene gran capacidad para ofender a la gente y suele ser muy peligroso para usar por correo electrónico. Evite enviar mensajes que puedan indignar a quien los recibe. Es difícil expresar en un e-mail emociones, estados de ánimo y personalidad. Por eso se han creado los "emoticons" como una forma taquigráfica que nos ayude a comunicar sentimientos, emociones y mostrar algo de la personalidad.

Depende de cada uno, tomando en consideración las políticas de la empresa, decidir el nivel de profesionalismo que desea representar en la correspondencia. Pero siempre habrá que tener en cuenta quién es la persona que va a recibir ese mensaje.

Ser amable no cuesta nada, y además es gratis.(Fuente: Por Chris McClean http://www.pertinent.com)

2 comentarios:

Lucila dijo...

Hola estuve revisando tu blog y me parece muy interesante y entretenido, sobre todo que la información es detallada y precisa, espero que sigas posteando más temas para informarnos y comentar.
Saludos.

Guissella dijo...

Déjame felicitarte, que bueno que está tu blog los temas tienen la información exacta que me interesa, sigue posteando más sobre estos temas.
Felicitaciones.