Cómo organizarse en la era 2.0?

Montañas de información que atacan el correo a cada hora. Douglas C. Merrill, ex ejecutivo de Google, dice cómo ordenarlas.

¿Has sumado la cantidad de correos que recibes durante un día o una semana en tu cuenta laboral? A ello debes sumar los mensajes que llegan a tu mail personal. También están tus actividades en blogs, Facebook, Twitter y otras comunidades virtuales que terminan por reducir al máximo tu tiempo.

Mucho sabe de esto Douglas C. Merrill, un ex ejecutivo de Google que sufre de dislexia, enfermedad que provoca una discrepancia entre el potencial de aprendizaje y el nivel de rendimiento de una persona, sin que existan problemas sensoriales, físicos, motores o deficiencias educativas.

Y quien, para no colapsar ante tal lluvia de datos, realizó un doctorado en Ciencias Cognitivas y, posteriormente, escribióun libro junto con James Martin llamado ''Getting Organized in the Google Era'' (Cómo organizarse en la era de Google).

Merrill opina que los seres humanos tendemos a llenarnos de cosas innecesarias que se acumulan y generan desorden y el mundo digital esto no es la excepción. Nos desbordan la evolución tecnológica y la proliferación de nuevas herramientas.

Ante ello, los entendidos se manejan sin problemas, puesto que cuentan con herramientas que les facilitan la tarea y, además, con el tiempo desarrollan métodos que privilegian la importancia y urgencia de los mensajes.

Sin embargo -apunta-, la mayoría de los mortales, "no sabemos cómo lidiar con esta nueva realidad".

¿Cómo sobrevivir a esta nueva cultura?

Para el ex colaborador de Larry Page y Sergey Brin, la situación es clara: la creciente cantidad de información disponible gracias a las herramientas 2.0 nos están, literalmente, "ahogando".

Por ello, resulta tan importante la existencia de métodos que nos ayude a lidiar con esa cantidad de información, tal como describe a continuación:

Admite tu problema

Merrill dice que el primer paso para organizarse es admitir que tienes problemas para hacer varias cosas a la vez y que necesitas ayuda para poner tus asuntos en orden.

No archives

Olvídate del concepto de crear carpetas para todo. La realidad es que eso no resuelve nada. Las carpetas, el papel y el ámbito digital deben ser mantenidos y el cerebro debe recordar dónde los has colocado.

En su reemplazo, el experto pone a la búsqueda como la nueva forma de organizarse. "La búsqueda puede librarnos del fárrago de nuestras mentes 'imperfectas' permitiéndonos ser un poquito complicados". Cuando se usan búsquedas bien definidas no perdemos tiempo encarpetando y después buscando las carpetas.

Algunas herramientas como Google Desktop, Quicksilver y Spotlight permiten buscar con la misma facilidad con que uno disfruta la red.

Utiliza papel

Desde hace tres décadas que se promueve la idea de una oficina sin papeles. El objetivo, no obstante, es tener un sistema eficiente y, en este sentido, a veces no viene mal usar papel.

Todo depende de las circunstancias. Si hay que compartir esa información con mucha gente en la oficina o si, por ejemplo, cuando preparas un testamento o dejas instrucciones para emergencias. En estos últimos casos, lo más aconsejable es tener copias impresas.

Redes sociales

''No quiero complicarme yendo primero a Facebook y después haciendo lo mismo en Twitter'', dice Merrill. Para solucionar tal problema, existen muchas interfaces que nos permiten integrar nuestras redes sociales, como Tweetdeck o Brizzly. Así, cuando actualizas una red, las actualizas todas.

Infórmate

Por último, Merrill llama a informarse acerca de las numerosas herramientas que el mercado pone a tu disposición.(Fuente: Altonivel)

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